最近流行りの共有できるToDoリストを実際に使ってみた

皆さんは日々のやること、どうやって管理していますか?

朝パソコンを開いてメールをチェックすると仕事の依頼が数件。ああ、これooさんにお願いしたいなあ…これはxxさんにも……と依頼メールを打っている横で流れてくるニュースからは面白いネタが何個か。忘れないようにメモしなきゃ。あ、そういえば週末のホームパーティーの食材とプレゼントも買い出しに行かなきゃ……。

ちょっと覚えておきたいこと、時事ネタ、自分のやること、頼まれた仕事、手帳に書いたりパソコンに入力したり、あっちこっちに散らかしてしまってはいませんか?

それら全部、1つのToDoツールに思い切って突っ込んでしまいましょう。共有ができるツールがあればタスク管理はもちろん仕事の投げ合いだって、仕事もプライベートも1つの画面で、ワンクリックで、まとめることができるのです。

今回は数あるツールの中から2つ、Wunderlist(ワンダーリスト)Trello(トレロ)を紹介します。

この2つは誰かと共有できる、自分の抱えるタスクを一元管理できる、といった機能は同じなのですが、どのようにそれらをまとめているかが異なります。Wunderlistは自分のToDoによりフォーカスしたツール、Trelloは他の人のタスクも含めてプロジェクトの全体像を掴むようなツールです。性格の違う2つのツール、実際に使ってみたところを画面付きでレポートします。

それではまずWunderlistから。

Wunderとはドイツ語で「驚き」、「奇跡」といった意味。2011年にドイツはベルリンで生まれたこのツール、名前の通り文句なし、驚きの使いやすさです。

わんだ 【価格】
基本無料。
プロ版:月4.99ドル/年49.99ドル(リストの共有人数や添付ファイルサイズが無制限)
ビジネス版:1人あたり月4.99ドル/年49.99ドル(50人以上のチームは要問い合わせ)
※日本語版ホームページでは月500円ですが、無料版アプリから購入ページへ飛ぶと600円との表記。問い合わせたところ、アプリに表記された600円が正しいとのこと。英語版から購入すると月4.99ドル/年49.99ドル。

【対応端末】
iPhone、iPad、Mac、Android、Windows、Kindle Fire、ウェブ、そして最近登場したApple Watchでも。Chromeのタブへも追加可能。

Wunderlistのテーマは「生活をもっとシンプルに」。普段の買い物リストから仕事でのあれもこれも、全て1つにまとめられます。以下iPhoneで使用してみました。

まず何より美しいデザインが目を引きます。ちょっとTwitterやLINEのデザインと似ていますね。背景のデフォルト画像は20枚用意されています。プロ版は10枚追加と自分でカスタムが可能。初期設定はWunderlist出身地にあるベルリンテレビ塔です。

 

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【特徴その1】同期は常に、そして早く。
スマートフォン上で書き込めば、ほぼ同時にパソコン上にも同期されます。同期のタイミングはアプリ起動時、いずれかの端末で変更があった時、そのほか時間が経っても自動で同期してくれます。

【特徴その2】リストの数はいくらでも。
右画面上を見ても分かるように今自分が抱えるプライベートのToDoも仕事のToDoも全てまとめてあります。さらに今日中、今週中にやらなければならないタスクは自動でToday、Weekのフォルダに振り分けられています。

このリストを丸ごとシェアできるのがWunderlistのいいところ。ただし無料版では1つのリストごと25人までと割当て人数の制限があります。

リストの追加、新しいToDoの追加は画面下部にあるプラスボタンから。Webから、メールからも。

 

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共有も、リストを左にスワイプして編集画面を開けばすぐにできます。シェアしたい人にWunderlistを追加してもらいましょう。

ちなみにこのリスト、全世界にも公開できます。例えば見るべき映画のリストや死ぬまでにやっておきたいことリストなどをウェブサイト上で公開している人もいます。

 

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【便利機能その1】サブタスク設定 
数あるToDoツールの中でもサブタスクを設定できるものって意外と少なくないですか?Wunderlistではサブタスクが1つのToDoにつき25個まで設定できます。プロ版では無制限。

 

【便利機能その2】ファイル添付
添付できるファイルは写真だけではありません。Dropboxを経由すればPDFファイルだってExcelファイルだって添付できます。

 

 

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【便利機能その3】過去のタスク履歴も永久保存
間違ってチェックをしてしまっても、もう一度タスクを復活させたいときも、Wunderlistでは過去のタスク履歴は全て、ずっと、残っています。もし履歴を消したいときにはひとつひとつToDoと同じように削除することができます。

【便利機能その4】共有リストにコメントすると会話ができる
リストを共有するとToDoにコメントを残すことでグループ内で会話ができます。

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チームで使うとこんな感じ。
リスト名をプロジェプクト名にすればプロジェクトごとにタスクが一目瞭然、それに取り掛かっている人も明らかです。有料版ではソートの種類が増え、あいうえお順、作成日順に加え、締切日、振り分けた人、優先順位で並び替えができます。

これだけの機能があればToDoリストとしては完璧か?と思いきや、Wunderlistにできないことがあるんです。それは全プロジェクトの全ToDoを一つの画面に収めること。それを叶えるのがもう1つのツール、Trelloです。

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ご覧の通りToDoを追加すればリスト(背景がグレーの列)が下に長くなり、リストが増えれば横にどんどん並んでいきます。これらリストが貼られているボードも増やすことができます。ボードを増やせばチームを変えたり、仕事とプライベートを分けたりすることができます。Adobe SystemsやKickstarter、The New York Timesも使っているそうな(Trelloはニューヨーク発)。一体何がプロジェクト内で進んでいるのか、全体像を一目で見られるのは助かります。

【価格】
価格は無料。Wunderlistは価格ごとにシェアできる人数に制限がありましたが、Trelloはありません。有料プランは次の3つ。
Trello GOLD:月5ドル/年45ドル、添付ファイルサイズが250MBに(無料版は10MB)
Trello Business Class:一人につき年45ドル
Trello ENTERPRISE:100人以上のチームや企業へはこちらがおすすめのようです。価格は要問い合わせ。

【対応端末】
ウェブやiOS、Windows、Android、Kindle、Apple Watchに対応。ただしアカウント登録ができるのはウェブのみです。

【Wunderlistとの比較】
TrelloはWudnerlistに比べ、見た目がまずシンプル(素っ気ない?)。背景は有料プランのみ画像など自由に変更可能。ToDoがポストイットで貼られたようにずらっと並べられているのが特徴でしょう。見た目の他は、リストを管理する機能に関しては、Wunderlistとほとんど変わりません。強いていえば無料版で使える人数の制限がTrelloはないので、初めから大人数で使ってもよさそうです。

【注意点】
Trelloは全ToDoが一度に見られることが強みですが、逆にToDoが多すぎると1つの画面に収まりきらないこともあります。気になる人には見づらく感じてしまうかもしれません。
また、Trelloのサイトは今のところ、日本語に対応していません。日本語ユーザーにとってはここが惜しいところ。日本語入力は問題なくできますが、アプリは英語で作られており、サポートの言語も英語です(Wunderlistは日本語にも対応していますが日本語サイト内でも一部英語表記あり)。

一世代前(といっても2000年代ですが)にはオーストラリア発のRemember The MilkがToDoツールの決定版でした。しかし2010年代に入り、自分のToDoを他の人に割り当てられたり、みんなで共有したり、ますます使いやすく、見た目も洗練されたToDoツールは、今やざっと検索しただけでも50種類以上。デザインも機能も無料、もしくは低価格で充実しています。Todoツールは最早、自分一人のやることリストとして使いやすいかだけでは選べません。誰と、どんなふうに使うか、日常の様々なシーンを想像しながら、お気に入りのツールを見つけてみてはどうでしょうか。